Livre blanc : Le SMS au service de vos automatisations sur HubSpot !

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Comment envoyer des SMS par mail ?

Tutoriel : découvrez comment envoyer des SMS depuis votre boîte mail sur la plateforme SMSFactor.

Découvrez dans ce tutoriel les différentes étapes pour mettre en place notre service de Mail to SMS directement depuis notre plateforme SMS.

Etape 1 : connexion au SMS par mail sur la plateforme SMSFactor

Connectez-vous à votre compte SMSFactor

Connectez-vous en renseignant votre e-mail et votre mot de passe pour pouvoir accéder à votre compte SMSFactor. Si vous n'avez pas encore créé de compte, inscrivez-vous sur notre plateforme.

Choisissez le service Mail to SMS

Une fois connecté à la plateforme SMS, vous avez la possibilité de choisir entre les différents univers proposés comme « Campagnes », « API SMS », « Rappel de RDV », « Plugins » et bien d'autres. Pour réaliser vos SMS par mail, vous devez choisir « Mail to SMS ».

Etape 2 : configuration de l'envoi de SMS depuis vos mails

Tableau de bord

Votre tableau de bord vous permet d'avoir une vision globale de vos configurations. Vous y trouverez notamment vos SMS envoyés ainsi que le pourcentage de ceux qui ont été délivrés.

Vous avez aussi accès au détail des différents envois de SMS (nom, destinataire, message, statistiques) ou le journal des erreurs, qui vous permettent de vérifier le bon déroulement de vos envois de SMS par mail. Le système se met à jour en temps réel. C’est ici que vous serez informés s’il y a un problème concernant un envoi de SMS par mail.

Pour apprendre comment envoyer un SMS par mail, commencez par cliquer sur le bouton bleu « Créer » en haut à droite.

Nom du SMS par mail

Donnez un nom à votre configuration d'envoi de SMS par mail.

Champ du numéro de téléphone

Dans cette deuxième étape, vous décidez à quel endroit vous voulez renseigner le ou les numéro(s) de téléphone du/des destinataire(s).

Vous avez deux options :

  • renseigner les numéros de téléphone dans l'objet de l'évènement. Il faut qu'ils soient séparés par un point-virgule. Par exemple : (0612345678;0610101010) ;

  • renseigner les numéros de téléphone directement dans l'adresse mail destinataire avant l'e-mail de configuration. Les numéros doivent tous être accompagnés d'un « @ ». Il faut le réaliser manuellement. Par exemple : [email protected].

  • Attention ! Si vous utilisez la deuxième configuration, il faudra laisser le sujet des e-mails vide dans le cas où vous souhaitez utiliser un expéditeur partagé. Sinon, le sujet du mail sera transformé en expéditeur personnalisé.

    Type d'expéditeur

    Ici, vous avez le choix entre deux types d'expéditeurs :

  • l'expéditeur partagé (par défaut) qui vous permet notamment de recevoir les réponses de vos contacts* ;

  • l'expéditeur personnalisé qui ne permet pas de recevoir les réponses de vos contacts.

  • *Attention : si vous avez en amont sélectionné le champ « Numéro de téléphone dans l’adresse mail (avant le caractère « @ ») », ne remplissez pas le sujet de votre mail. Si vous le remplissez, le contenu de ce champ sera automatiquement utilisé comme nom d’expéditeur.

    A savoir : les règles peuvent varier selon les pays dans lesquels vous envoyez des SMS. Par exemple pour la France, un expéditeur personnalisé ne doit pas dépasser 11 caractères.

    Configuration

    Pour cette étape, vous pouvez activer différentes options.

    La détection et le raccourcissement de vos liens vous permet de baisser le nombre de caractères de ces derniers et ainsi de gagner des caractères dans votre SMS.

    Un lien raccourci fait entre 18 et 20 caractères. Pour que les liens soient détectés, il faut qu'ils commencent par « http » ou « https ».

    La suppression des signatures d'e-mail vous évite d'envoyer les informations qu'elles contiennent dans le contenu du SMS et vous permet d'économiser des caractères.

    Attention : si vous ne cochez pas cette case, votre signature de mail ne sera pas enlevée.

    L'enregistrement des numéros de téléphone vous donne la possibilité d'envoyer vos messages aux mêmes numéros destinataires lors de chaque envoi.

    Si vous décidez d'activer cette option, vous devez par la suite renseigner les numéros de téléphone concernés manuellement.

    Expéditeurs et adresses IP autorisés

    Pour finir, vous pouvez ajouter manuellement les adresses e-mail et les adresses IPs qui seront autorisées à utiliser cette configuration.

    En interne, cela vous permettra de contrôler qui aura accès à la configuration d'envoi de SMS par mail que vous êtes en train de créer. Seules les personnes habilitées pourront envoyer des SMS par mail.

    Configurations

    Si vous cliquez en dessous de « Tableau de bord » à droite vous arrivez sur « Configurations ». Vous pouvez alors voir les différentes configurations que vous avez déjà réalisées.

    Configuration validée

    Voici un exemple de configuration finalisée. Vous pouvez alors réaliser plusieurs actions : modifier, désactiver, changer, envoyer un e-mail de test ou bien supprimer votre configuration. Vous voyez également apparaître deux adresses mails différentes, une pour vos envois marketing et une pour vos envois d'alerte. En cliquant sur l'icone à coté de ces adresses mails, cela les copie.

    Attention : Lorsque vous copiez l'une des deux adresses mails, vérifiez bien que vous copiez la bonne car les règles d'envoi changent selon le but du message.

    Pour l'envoi à but commercial, il faut respecter des horaires d'envoi précis :

  • de 08h00 à 22h00 ;
  • du lundi au samedi.

    Hors de ces horaires, vos envois ne s'effectueront pas.

    Pour l'envoi de SMS alerte, il est disponible 24/7 car il a un objectif uniquement informatif.

  • Journal des mails

    A cet endroit, vous retrouvez les différents mails qui ont été envoyés par SMS. Vous aurez accès à toutes les informations de chaque envoi : expéditeur, destinataire, période et corps de l'e-mail. Si vous recherchez un mail en particulier, vous pouvez les filtrer. Par exemple, vous pouvez décider d'afficher uniquement les erreurs en cliquant sur le bouton en haut à droite.

    Journal des SMS

    Ici, vous retrouvez tous les messages envoyés avec le SMS par mail. Mais aussi les informations importantes de ces derniers notamment le type de message (entrant ou sortant) ou encore leur statut d'envoi. Vous pouvez filtrer pour faciliter vos recherches.

    Etape 3 : configurez l'envoi de SMS par mail sur votre boîte mail Outlook

    Sachez que l'envoi de SMS par mail est disponible quel que soit votre service de messagerie (Yahoo, Hotmail, Office 365, etc.). Ici, nous avons pris l'exemple d'Outlook.

    Ouvrez votre boîte mail Outlook

    Il est maintenant temps pour vous d'envoyer votre premier SMS par mail sur votre messagerie Outlook.

    Connectez-vous à votre boîte mail et créez un nouveau message électronique.

    Copiez/coller l'adresse e-mail d’envoi

    C’est le moment de copier/coller l’adresse d’envoi en fonction du type de SMS que vous avez choisi d’envoyer. Vous pouvez mettre cette adresse e-mail dans les champs « Destinataire », « Copie » ou encore « Copie cachée ». Chaque champ sera pris en compte peu importe où l'adresse se trouve.

    Vous pouvez si besoin est, ajouter d’autres e-mails en copie sans que cela ne gêne l’envoi de vos SMS.

    Si vous faites cela, nous vous recommandons de lister les adresses e-mails auxquels vous donnez l'autorisation d'utiliser cette configuration pour éviter tout problème.

    Saisissez les numéros de vos destinataires

    Option 1 :

    Dans l’objet de votre message électronique, saisissez le ou les numéros des destinataires (séparés par un « ; »).

    Option 2 :

    Dans l'adresse mail du destinataire, saisissez le ou les numéros des destinataires (avant le caractère « @ »).

    Vous devez donc choisir l'une de ces deux options lors de votre configuration sur la plateforme SMSFactor afin de saisir les numéros de téléphone de vos destinataires.

    Si vous avez pré-renseigné des numéros destinataires lors de la configuration, vous n'avez pas besoin de mettre des numéros lors de la conception de votre SMS par mail.

    Attention : le nombre de destinataires n’est pas toujours illimité. Ce nombre dépend des restrictions mises en place par votre prestataire mail sur le nombre de caractères autorisés dans l’objet de ses messages.

    Saisissez votre message dans le corps du mail

    Dans le corps de votre message, saisissez directement le texte que vous souhaitez envoyer par SMS via votre boîte mail.

    Envoyez votre SMS par mail via Outlook

    Une fois votre envoi de SMS par mail prêt, vous pouvez maintenant cliquer sur le bouton « Envoyer » ! Votre SMS par mail sera envoyé avec succès !

    C’est terminé !

    Votre SMS est maintenant envoyé ! Voici ci-contre un exemple de SMS envoyé depuis une boîte mail grâce à notre module Mail to SMS.

    Envoyer un SMS par mail avec la plateforme SMSFactor

    Comment envoyer un SMS par mail ? Comment envoyer un SMS par mail ?

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