Livre blanc : Le SMS au service de vos automatisations sur HubSpot !

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  • Comment envoyer des SMS depuis le CRM HubSpot ?

    Tutoriel : découvrez comment utiliser l'application SMSFactor sur HubSpot.

    Vous avez choisi notre plugin d'envoi de SMS pour HubSpot et l'avez installé dans votre compte HubSpot, il est maintenant temps de découvrir comment envoyer des SMS avec HubSpot et mettre en place votre communication SMS !

    Découvrez dans ce tutoriel comment :

  • Envoyer des SMS unitaires depuis les objets HubSpot
  • Envoyer des SMS unitaires depuis les workflows
  • Envoyer des SMS en masse depuis les workflows

  • Etape 1 : Envoyez des SMS avec l'application SMSFactor

    Option 1 : Envoyez des SMS unitaires directement depuis les objets HubSpot

    La première option pour envoyer vos SMS depuis le plugin se fait directement via un objet HubSpot. Vous pouvez donc envoyer des SMS unitaires depuis les fiches contact, les fiches entreprises et aussi les transactions. Pour les transactions, nous récupérons directement le numéro de téléphone du contact ou de l'entreprise associé à la transaction.

    Lorsque l'on affiche un objet HubSpot, sur la droite on peut notamment retrouver plusieurs informations différentes : le nombre de SMS envoyés à l'objet, le nombre de crédit restants ou consommés, les 3 derniers messages envoyés (avec date d'envoi, statut et contenu du message) et enfin un bouton "envoyer un SMS". À savoir aussi, qu'à la fin de l'installation du plugin, ces informations seront visibles tout en bas de la colonne.

    Envoyez un message directement à votre contact via sa fiche client en utilisant le numéro de téléphone portable enregistré.

  • Type d’envoi : Il existe deux types d’envoi, marketing et transactionnel. Il s’agit du même produit, mais la législation qui s’y applique n’est pas la même.
    En France, les SMS transactionnels n'ont aucune restriction, là où les SMS marketing ne doivent pas être envoyés entre 20 et 8h en semaine, le dimanche et les jours fériés. De plus les SMS marketing doivent toujours fournir un mode de désabonnement, soit par réponse STOP soit avec un lien de désabonnement (selon la règlementation du pays).

  • Choisir le numéro auquel le SMS sera envoyé: Vous avez la possibilité de choisir quel numéro associé à votre objet HubSpot va être utilisé pour l'envoi. Si plusieurs numéros de téléphone sont enregistrés, cela vous donne la possibilité d'en privilégier un.

  • Personnalisez l’expéditeur : Vous pouvez, si vous le souhaitez, personnaliser l’expéditeur de vos SMS dans la limite de 11 caractères alphanumériques (selon la règlementation du pays). Il est important de savoir que lorsque vous personnalisez l'expéditeur, la fonction de réponse au SMS n’est plus disponible.

  • Message : Rédigez le SMS de votre choix ! Vous pouvez également choisir d'utiliser l'un des modèles enregistrés sur votre compte SMSFactor.
    A noter : La longueur d’un SMS est de 160 caractères. Vous pouvez envoyer un message dépassant ce nombre de caractères, mais cela sera comptabilisé de la manière suivante : 1 SMS en plus par tranche de 153 caractères.

  • Autoriser ou non l'UNICODE avec les caractères spéciaux : En activant cette option, vous pouvez ajouter des emojis ou des caractères spéciaux au sein de votre message. Si vous activez cette option, le SMS est alors composé de 70 caractères. Au delà, plusieurs SMS peuvent être décomptés.

  • Ajouter une URL raccourcie : ajoutez un lien court tracé à votre message. Votre client a-t-il téléchargé votre document ? A-t-il cliqué pour prendre rendez-vous ? Vous saurez tout ! Pour cela, il faut cliquer sur "Ajouter une URL raccourcie" et vous pourrez alors insérer un lien dans votre message.

  • Ajouter des propriétés de l'objet : En cliquant sur personnaliser, vous pourrez ajouter un ou plusieurs jetons de propriété à votre SMS. Pour ce faire, sélectionnez l'identifiant HubSpot de la propriété que vous souhaitez intégrer. Pour identifier quels jetons correspondent à quel identifiant dans votre compte HubSpot, rendez-vous dans : Gestion des données -> Propriétés.

  • Choisir la date et l'heure d'envoi : Vous pouvez si vous le souhaitez choisir une date précise pour réaliser un envoi différé ou bien envoyer en instantané.

  • Créer des modèles de SMS : Il est possible de créer vous-même des modèles de SMS pour envoyer plus rapidement au quotidien en les sauvegardant en cliquant sur "Sauvegarder comme modèle" qui apparaît quand on commence à écrire le message. Ces modèles seront alors sauvegardés pour être réutilisés lors des prochains envois.

  • Option 2 : Envoyez des SMS unitaires selon les scénarios de votre choix via les workflows

    La deuxième option pour vos envois de SMS est par workflow. Un workflow est une fonctionnalités HubSpot permettant d'automatiser des actions. Les objets HubSpot seront inscrits dans un workflow en fonction d'un déclencheur, comme un changement de valeur d'une propriété par exemple. Puis, les actions configurées seront exécutées (comme une création de tâche, un envoi de SMS, etc).

    Vous devez donc choisir choisir sur quel objet HubSpot le workflow doit être basé. L'action du plugin est un peu différente en fonction de l'objet HubSpot choisi. Elle va être la même pour les contacts et les entreprises mais elle va être différente pour les transactions. En effet, les transactions ne possèdent pas de propriétés numéro de téléphone. Nous allons donc chercher le numéro de téléphone du contact ou de l'entreprise associé. Si il y a aucun résultat, alors le SMS automatique ne peut pas être envoyé.

    Vous pouvez automatiser l’envoi de SMS dans vos workflows en ajoutant une action, de la même manière que vous envoyez un e-mail marketing ou que vous générez la création d'une tâche par exemple.

    Vous devez paramétrer le SMS qui sera envoyé aux contacts intégrés dans le workflow en question.

  • Numéro du destinataire : Sélectionnez la propriété contenant le numéro de téléphone de vos contacts.

  • Personnalisez l’expéditeur : Vous pouvez, si vous le souhaitez, personnaliser l’expéditeur de vos SMS dans la limite de 11 caractères alphanumériques (selon la règlementation du pays). Il est important de savoir que lorsque vous personnalisez l'expéditeur, la fonction de réponse au SMS n’est plus disponible.

  • Type d’envoi : Il existe deux types d’envoi, marketing et transactionnel. Il s’agit du même produit, mais la législation qui s’y applique n’est pas la même. Les SMS transactionnels n'ont aucune restriction, là où les SMS marketing ne doivent pas être envoyés entre 20 et 8h en semaine, le dimanche et les jours fériés. De plus les SMS marketing doivent toujours fournir un mode de désabonnement, soit par réponse STOP soit avec un lien de désabonnement (selon la règlementation du pays).

  • Ajouter la mention STOP : S'il s'agit d'un SMS marketing, c'est à dire un message à portée commerciale, vous êtes légalement tenu d'offrir à vos destinataires la possibilité de se désabonner de vos communications.

  • Message : Rédigez le SMS de votre choix ! Vous pouvez utiliser des jetons de personnalisation pour les personnaliser.
    A noter : La longueur d’un SMS est de 160 caractères. Vous pouvez envoyer un message dépassant ce nombre de caractères, mais cela sera comptabilisé de la manière suivante : 1 SMS en plus par tranche de 153 caractères.

  • Ajouter une URL raccourcie : ajoutez un lien court tracé à votre message. Votre client a-t-il téléchargé votre document ? A-t-il cliqué pour prendre rendez-vous ? Vous saurez tout ! Collez votre lien entier dans le SMS, et nous nous occupons de tout. Il sera automatiquement raccourci, pour économiser de précieux caractères !

  • Autoriser ou non l'UNICODE avec les caractères spéciaux: En activant cette option, vous pouvez ajouter des emojis ou des caractères spéciaux au sein de votre message. Si vous activez cette option, le SMS est alors composé de 70 caractères. Au delà, plusieurs SMS peuvent être décomptés.

  • Option 3 : Envoyez des SMS en masse à une liste de contacts via les workflows

    La troisième option correspond à l'envoi de SMS en masse grâce à une liste de contacts et via un workflow.

    Vous pouvez, grâce à un workflow déclencher l’envoi d’un SMS sur une liste de contacts. Pour cela, vous devez créer un workflow basé sur les contacts et centré sur une date.

    Dans « Définir les déclencheurs d’inscription », sélectionnez « Inscription à une liste » et choisissez la liste de contacts à laquelle vous souhaitez envoyer un SMS.

    Dans le champ « Indiquer une date », la date que vous choisirez correspondra à la date d’envoi de votre campagne.

    Dans « Délai et horaires » vous pouvez choisir l’heure de votre envoi.

    Voilà ! Vous avez appris comment envoyer des SMS via HubSpot depuis vos workflows !

    Etape 2 : Retrouvez les SMS envoyés à vos contacts

    Retrouvez l'historique de vos envois de SMS directement sur vos objets HubSpot. Vous pouvez également retrouver vos rapports sur votre compte SMSFactor.

    A chaque envoi de SMS, que ce soit en utilisant un workflow ou directement via un objet HubSpot, un événement est créé sur la timeline de votre contact. L’événement contient les détails du SMS envoyé : Numéro, expéditeur, date d’envoi, type d’envoi, message et coût du SMS.

    Vos messages seront accessibles en conversation grâce à la fonction chat dès que votre client aura répondu à votre premier SMS.

    Etape 3 : Gérez votre compte

    Vous pouvez modifier ou créer plusieurs choses que ce soit sur votre compte SMSFactor ou bien par rapport à vos événements. Pour ce faire, il faut se rendre dans les paramètres du compte HubSpot et dans "Configuration du compte". Il faut alors cliquer sur "Applications connectées" et bien choisir l'application SMSFactor. Vous arrivez alors sur la configuration de votre compte SMSFactor.

    Gérez vos propriétés

    Il est possible de gérer vos propriétés à 2 endroits différents. Soit directement depuis une fiche contact, entreprise ou transaction ou bien depuis les réglages de l'application. Pour que les événements crées par le plugin soient visibles, il faut cliquer sur "Filtrer l'activité" et cocher dans le menu "Intégrations".

    Toutes les propriétés créées pour chaque contact sont mises à jour lors de chaque envoi de SMS mais également à chaque fois que l'on rafraîchit la page. Ces dernières sont simples d'utilisation et permettent également de créer des workflows plus facilement ! Par exemple il est possible de faire un workflow pour envoyer un SMS aux personnes ayant cliqué sur un lien lors de la dernière campagne envoyée. À savoir qu'il y a 5 événements différents disponibles dans le fil d'activité d'un objet HubSpot :

    Gérez vos événements SMSFactor



    -SMSFactor - Envoi : Lorsque un SMS a été envoyé. L'évènement créé possède les informations du SMS ainsi qu'un lien vers le rapport de campagne.

    -SMSFactor - Accusé de réception : Il est disponible au moment où un accusé de réception pour un SMS est reçu. Il contient aussi le statut du message. A savoir aussi que ce dernier met à jour le statut du dernier SMS envoyé et aussi les numéros non attribués si il ne l'est plus.

    -SMSFactor - Message reçu : Lorsque vous recevez une réponse à un SMS. Il contient les éléments du SMS et de la réponse mais aussi un lien pouvant continuer la discussion.

    -SMSFactor - Désabonnement : Au moment où vous recevez un message "STOP". Il contient les informations du message reçu. Le "STOP" met aussi à jour propriété "SMSFactor - Désabonné"

    -SMSFactor - Cliqueurs : Lorsqu'un message a été envoyé avec un lien raccourci et que le destinataire a cliqué dessus. L'événement contient les informations du message et également du clic.

    Dès le départ tous les événements sont automatiquement désactivés mis à part "SMSFactor -Envoi" qui est toujours créée, c'est donc à vous d'activer ou de désactiver ceux qui vous sembleront utile ou qui pourrait gêner votre fil d'activité. Pour les désactiver, il faut aller dans les réglages du plugin SMSFactor : Réglages > Intégrations > Applications connectées > SMSFactor > Actions > Accéder aux paramètres.

    Accédez à votre compte SMSFactor

    Il est donc aussi possible de gérer votre compte SMSFactor avec le bouton "Modifier le compte".

    Vous voyez alors le compte SMSFactor qui est connecté, le nombre de crédits restants ou consommés, le nombre de SMS envoyés en utilisant le plugin ou encore un formulaire (email/mot de passe) pour modifier le compte associé à ce dernier.

    Désinstaller l’application

    Retrouvez comment supprimer SMSFactor de votre compte HubSpot grâce à notre guide d'installation.

    Des questions ? Contactez-nous !

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